3 conseils & 1 cas pratique
Louer sa salle communale à l’occasion d’un mariage, mettre des lieux gratuitement à disposition d’un mouvement de jeunesse ou de l’association des anciens combattants, ouvrir sa salle culturelle à des organisateurs d’expos… Ce sont de bonnes idées pour élargir l’offre de la commune envers ses citoyens.
Toutefois, afin que tout se passe bien et que vos locaux vous soient restitués dans leur état d’origine à l’issue d’une location ou même d’une simple occupation (mise à disposition gratuite), l’essentiel est de s’attirer la bonne collaboration de tous, de responsabiliser vos locataires et occupants, et de coucher les obligations de chacun sur papier.
1. Signer un contrat de location
Même si, pour une courte durée, vous mettez vos locaux à disposition de tiers, un bon contrat de location est primordial. Au-delà du prix convenu pour une location, il reprendra la description de la salle et du matériel mis à disposition, la durée, le type d’évènement organisé ainsi que les modalités de la location (conditions d’annulation, conditions d’assurances...).
Par prudence, une clause reprendra ce qui n’est pas permis de faire dans les lieux loués (fumer, coller des affiches…) et évoquera des sujets sensibles comme la gestion de la sécurité ou encore la mise en place des mesures liées au Covid19 (ex. tenir un listing sur lequel les participants rempliront leurs coordonnées). Si vous avez émis un règlement communal en matière de location d’espaces, vous aurez soin de le renseigner au contrat remis au locataire. Si vous demandez une caution, vous l’y noterez également ainsi que les modalités de son paiement. Elle servira en cas d’annulation de la location ou en cas de dégâts causés en cours de location. Déjà l’existence de la caution sera un élément dissuasif à ce sujet.
2. Dresser un état des lieux contradictoire
Dresser un état des lieux d’entrée et de sortie est non seulement une obligation mais en plus, cela encourage votre locataire à jouir de la salle en ‘bon père de famille’ et à vous la restituer dans l’état où elle se trouvait.
L’état des lieux établi entre le propriétaire et le locataire reprend l’état du bien loué au moment de la mise en location de la salle : une description précise des lieux, du matériel contenu dans la salle, des dégâts éventuels déjà présents lors de l’état des lieux d’entrée. En cas de contestation sur l’état des locaux à l’issue de la location, cela permet de mettre tout le monde d’accord. La commune, en tant que propriétaire, en rédigera un et y recourra en cas de litige.
Si le locataire ne remet pas le bien dans son état d’origine, le propriétaire de la salle peut lui réclamer le montant des dégâts constatés ou éventuellement conserver la caution éventuelle réclamée à la signature du contrat.
3. L’assurance
L’administration, propriétaire des lieux, aura sans aucun doute conclu un contrat d’assurance incendie pour son propre bâtiment. Son contrat est généralement assorti d’un abandon de recours contre le locataire qui permet à ce dernier de ne pas devoir assurer sa responsabilité locative en cas d’incendie, dégât des eaux, etc.
Pour autant, cela exonère-t-il le locataire de toute responsabilité quant aux dommages occasionnés aux lieux loués ? Non, bien entendu. Autant en informer directement le locataire. Car à côté des dégâts couverts par l’assurance du propriétaire (incendie, dégâts des eaux…), bien d’autres dégâts peuvent survenir et ceux-ci resteront à charge du locataire (projections sur les murs, mobilier griffé, parquet arraché…).
Afin de couvrir les dommages pour lesquels il est responsable, le locataire pourra faire intervenir son assurance RC familiale, s’il s’agit d’un particulier, ou sa RC organisateur s’il s’agit d’une association. Pour vous tranquilliser, vous pouvez fort bien exiger de votre locataire qu’il vous fournisse des attestations de couverture délivrées par son assureur.
Pour plus de sécurité, vous aurez peut-être souscrit une assurance « RC occupation de locaux » qui sera proposée au locataire au moment de la location. Elle pourra intervenir pour les dommages aux locaux pour autant, bien entendu, que la responsabilité du locataire soit mise en cause.
Quant à l’assurance Responsabilité Objective, elle s’impose à l’exploitant du lieu, à savoir la commune, pour les locations temporaires de locaux accessibles au public. Elle couvre les dommages aux participants aux événements suite à un incendie ou une explosion. La commune veillera à la souscrire.
Une zone grise ? Responsabilité en cas de dommages relevant de vices à l’espace loué
Imaginons une personne qui sort de la salle et fait une chute à cause d’un sérieux trou dans le revêtement du parking. Qui sera responsable ? La commune qui a loué la salle ou l’organisateur d’événements qui la loue de manière temporaire ?
L’article 1384 de l’ancien Code Civil stipule que toute personne est responsable des choses - mobilières ou immobilières - qu’elle aurait sous sa garde. Le défi est donc de déterminer qui était le ‘gardien des lieux’ au moment du sinistre. Selon la jurisprudence, c’est celui qui ‘use de la chose pour son propre compte, en jouit ou la conserve avec un pouvoir de surveillance, de direction et de contrôle’.
Dans le cadre d’un contrat de location, le locataire pourrait être considéré comme le gardien, mais ce n’est pas toujours le cas. A fortiori lorsqu’il s’agit d’une location/occupation court terme.
Selon la doctrine, pour déterminer le gardien dans le cadre d’un contrat de location, il convient de regarder qui du bailleur ou du locataire assume, en vertu du contrat de location ou de la loi, l’entretien et la réparation de la chose défectueuse, peu importe qui en supporte le coût.
Dans notre exemple, la commune propriétaire de la salle serait le responsable éventuel car, si elle avait correctement entretenu le parking, rien ne se serait produit. Mais le locataire également si le dommage résulte par exemple d’une mauvaise sécurisation des lieux lors de l’évènement (panneaux, éclairage…).
4. Sécurité
Ce qui nous amène à parler sécurité. Parcourir avec le locataire les obligations en la matière est donc un geste approprié.
Le locataire pourra être tenu responsable dans un certain nombre de cas.
Comme le non-respect :
- du nombre maximum de participants à l’évènement
- des normes pour les matériaux de décoration
- des dispositions liées à l’emplacement des chemins d’évacuation (escaliers de secours, voies de dégagement…)
- des consignes en matière d’installation des pictogrammes
- des normes d’éclairage favorisant les déplacements en toute sécurité
- des règles de gestion des déchets
Ou encore :
- en cas d’aménagement intérieur inapte à assurer la libre circulation des personnes
- ou pour l’agencement non conforme aux instructions en matière d’installations (comptoirs, appareils frigo…) censées éviter par exemple une charge calorifique trop importante.
Incontestablement, la clef d’une location sans litige consiste à jouer la carte de la transparence et à consacrer l’énergie nécessaire pour évoquer ouvertement ce qui est attendu de chacune des parties.