3 tips en 1 praktisch voorbeeld
Een gemeentelijke zaal verhuren voor een trouwfeest, verschillende lokalen gratis ter beschikking stellen van een jeugdbeweging of een veteranenvereniging, het cultuurcentrum openstellen voor expo's... Er zijn heel wat interessante manieren om het aanbod van de gemeente uit te breiden voor de inwoners.
Om alles in goede banen te leiden en ervoor te zorgen dat u de lokalen steeds in hun oorspronkelijke staat terugkrijgt aan het einde van een huurperiode of een gewone terbeschikkingstelling (gratis gebruik), is het echter heel belangrijk dat alle partijen nauw samenwerken, dat uw huurders en gebruikers verantwoordelijkheid dragen en dat de verplichtingen van alle partijen op papier worden vastgelegd.
Een huurovereenkomst tekenen
Zelfs als u uw lokalen voor een korte periode ter beschikking stelt van derden, is een goede huurovereenkomst essentieel. Deze huurovereenkomst bevat niet alleen de overeengekomen prijs, maar ook een beschrijving van de zaal en het ter beschikking gestelde materiaal, de duur van de huur, het soort evenement dat er zal worden georganiseerd en de huurvoorwaarden (annulatievoorwaarden, verzekeringsvoorwaarden...).
Uit voorzorg zal in een clausule worden opgenomen van wat in de gehuurde lokalen verboden is (bijvoorbeeld roken, affiches aanplakken...) en zullen gevoelige onderwerpen worden vermeld zoals het veiligheidsbeheer of de naleving van de maatregelen in het kader van Covid-19 (bv. een lijst bijhouden waarop de deelnemers hun contactgegevens invullen). Als er in het gemeentelijke reglement ook regels met betrekking tot de verhuur van ruimtes zijn opgenomen, is het belangrijk dat deze regels bij de overeenkomst met de huurder worden toegevoegd. Ook wanneer u een borg vraagt, moet u deze samen met de betaalvoorwaarden in de overeenkomst vermelden. Dit helpt u niet alleen bij annulatie, maar ook in het geval van schade tijdens de verhuur. Gewoon al het feit dat er een borg is, werkt vaak ontmoedigend.
Een tegensprekelijke plaatsbeschrijving opstellen
Het opstellen van een gedetailleerde plaatsbeschrijving bij intrede en bij uittrede is niet alleen een verplichting, maar moedigt uw huurder ook aan om de zaal als 'een goede huisvader' te gebruiken en ze terug te geven in haar oorspronkelijke staat.
De plaatsbeschrijving, opgesteld tussen de eigenaar en de huurder, beschrijft de staat van het gehuurde goed zoals het eruitziet vlak voor de verhuur: een nauwkeurige beschrijving van de plaats, het materiaal dat in de zaal aanwezig is en eventuele reeds bestaande schade op het ogenblik van opstel van de plaatsbeschrijving bij intrede. Wanneer er dan geschillen ontstaan over de staat van de gehuurde lokalen, kan er op basis van deze plaatsbeschrijving tot een akkoord worden gekomen. De gemeente stelt als eigenaar een plaatsbeschrijving op en zal deze voorleggen in het geval van een geschil.
Indien de huurder de accommodatie niet in de oorspronkelijke staat achterlaat, kan de eigenaar van de zaal een vergoeding eisen voor alle vastgestelde schade of de eventuele borg inhouden die bij de ondertekening van de huurovereenkomst werd vastgelegd.
Verzekeringen
De gemeente zal als eigenaar ongetwijfeld verzekerd zijn tegen brand voor haar eigen gebouw. Haar contract gaat doorgaans gepaard met een afstand van verhaal tegen de huurder, waardoor deze laatste zijn huuraansprakelijkheid in geval van brand, waterschade enz. niet dient te verzekeren.
Stelt dit de huurder evenwel vrij van alle aansprakelijkheid voor schade aan de gehuurde lokalen? Neen, uiteraard niet. Het is beter om de huurder hiervan onmiddellijk op de hoogte te brengen. Naast de schade die door de verzekering van de eigenaar wordt gedekt (brand, waterschade...), kan nog andere schade ontstaan en deze schade blijft ten laste van de huurder. Denk maar aan spatten op de muren, bekraste meubels, beschadigde parketvloer....
Om de schade te dekken waarvoor hij aansprakelijk is, kan de huurder een beroep doen op zijn verzekering BA familiale, wanneer het om een particulier gaat, of op zijn BA organisator, wanneer het om een vereniging gaat. Voor de zekerheid kunt u trouwens eisen dat uw huurder een attest van zijn verzekeraar voorlegt als bewijs dat hij verzekerd is.
Voor extra zekerheid kunt u bovendien een verzekering “BA Ingebruikname” onderschrijven die op het moment van de verhuur aangeboden zal worden aan de huurder. Deze kan tussenkomen voor schade aan de lokalen, uiteraard op voorwaarde dat de huurder aansprakelijk is.
De verzekering BA Objectieve is dan weer verplicht voor de uitbater van de ruimte, met name de gemeente, voor de tijdelijke verhuur van lokalen die toegankelijk zijn voor het publiek. Deze verzekering dekt schade van deelnemers aan evenementen als gevolg van brand of een ontploffing. De gemeente zal deze verzekering afsluiten.
Aansprakelijkheid bij schade door gebreken aan de gehuurde ruimte: een grijze zone ?
Stelt u zich voor dat iemand net de zaal verlaat en door een diepe put valt op de parking. Wie is er aansprakelijk? De gemeente die de zaal verhuurt of de organisator van evenementen die ze tijdelijk huurt?
Volgens artikel 1384 van het oude Burgerlijk Wetboek is iedereen aansprakelijk voor de zaken, roerend of onroerend, die men onder zijn bewaring heeft. Het moeilijke schuilt echter in het bepalen van wie nu precies de ‘beheerder van de plaats' is op het moment van het schadegeval. Volgens de rechtspraak is dat ‘degene die deze zaak voor eigen rekening gebruikt of ‘het genot ervan heeft’ of ‘ze bewaart met de mogelijkheid er toezicht, leiding en controle op uit te oefenen’.
Wanneer er sprake is van een huurovereenkomst, kan de huurder beschouwd worden als de bewaarder, maar niet altijd. Des te meer wanneer het gaat om huur/gebruik op korte termijn.
Volgens de rechtsleer is, in het geval van een huurovereenkomst, de bewaarder degene die volgens deze overeenkomst instaat voor het onderhoud en het herstel van de gebrekkige zaak, ongeacht wie voor de kosten hiervoor instaat.
In ons voorbeeld zou de gemeente, die eigenaar is van de zaal, als verantwoordelijke aangeduid worden, want als zij de parking correct had onderhouden, was er niets gebeurd. Maar ook de huurder zou als verantwoordelijke kunnen worden aangeduid als het schadegeval bijvoorbeeld resulteert uit een ontoereikende beveiliging van de plaats op het moment van het evenement (borden, verlichting...).
Veiligheid
En dat brengt ons bij de veiligheid. Het is meer dan aangeraden om steeds alle veiligheidsverplichtingen met de huurder te overlopen.
Ook de huurder kan immers in een bepaald aantal gevallen aansprakelijk worden gesteld.
Bijvoorbeeld bij het niet naleven van:
- het maximum aantal deelnemers van het evenement
- de normen met betrekking tot decoratiemateriaal
- de voorschriften met betrekking tot nooduitgangen (brandtrappen, noodstroken...)
- de richtlijnen met betrekking tot het plaatsen van pictogrammen
- de verlichtingsnormen die ervoor moeten zorgen dat iedereen zich veilig kan verplaatsen
- de regels met betrekking tot afvalbeheer
Of:
- als de binnenruimte zodanig wordt ingericht dat mensen niet vrij kunnen circuleren
- als niet voldaan wordt aan de richtlijnen voor installaties (tapinstallaties,koelkasten...), waardoor het elektriciteitsnet bijvoorbeeld overbelast geraakt
Om te verhuren zonder geschillen moet u dus ontegensprekelijk de kaart van de transparantie trekken en de nodige inspanningen leveren om openlijk te bespreken wat van elke partij wordt verwacht.