‘In verzekeringen mikken we op een langetermijnrelatie. De onderhandelingen vormen de basis voor een succesvolle samenwerking tijdens de hele opdracht.'
De taak van de Société Publique de Gestion de l'Eau (SPGE, Public Water Management Company) bestaat erin te zorgen voor de coördinatie en de financiering van de watersector in Wallonië. Voor haar overheidsopdrachten handelt ze uiteraard voor eigen rekening, maar ook, om te kunnen genieten van schaalvoordelen, als aankoopcentrale voor verschillende leden. Voor verzekeringen heeft de SPGE altijd de mededingingsprocedure met onderhandeling toegepast, vroeger de ‘onderhandelingsprocedure met bekendmaking’ genaamd.
Mevrouw Isabelle Haenecour, Verantwoordelijke van de Verzekeringen bij de SPGE: "Onze 13 'gecentraliseerde verzekeringsdienstencontracten' zijn omvangrijk en complex. De opdrachten centraliseren voor verschillende leden kan bijkomende problemen met zich meebrengen in de uitvoering en het begrip van het bestek.".
Mevrouw Mandy Hueso, Verantwoordelijke voor de Overheidsopdrachten bij de SPGE: "Een van de voorwaarden voor het gebruik van deze procedure is immers dat de opdracht niet kan worden gegund zonder voorafgaande onderhandelingen omwille van bijzondere omstandigheden die te maken hebben met de aard en de complexiteit ervan, wat eigen is aan overheidsopdrachten inzake verzekeringen."
De mededingingsprocedure met onderhandeling lijkt hiervoor beter geschikt om de verwachtingen van de SPGE beter af te stemmen en de inzet ervan te beoordelen, en zo het wederzijdse begrip van de toekomstige partners te verbeteren.
"Hoewel ze het mogelijk maakt om bepaalde elementen van de ingediende offertes te verduidelijken, biedt ze de aanbestedende overheid vooral het ideale kader om haar behoeften toe te lichten en de resultaten van de procedure te optimaliseren, ten voordele van de leden." zo legt de SPGE uit: " We zijn op zoek naar een echte partner die ons helpt een beheersdynamiek van de verzekeringen en risico's in te voeren en die ons bijstaat."
"Verzekeringen zijn een dynamische materie: ze beperken zich niet tot de opstelling van contracten. Er volgt een volledig beheer, waaronder het schadebeheer. Wij streven ernaar om het kader duidelijk vast te stellen. Dat is een essentiële voorwaarde voor een succesvolle toekomstige samenwerking", benadrukken ze.
De evolutie van de risico's opvolgen
In vier jaar kan de situatie van de openbare entiteit grondig veranderd zijn, ze heeft nieuwe behoeften, andere taken ... Door een echt partnerschap op te bouwen, is de kans groter dat de contracten de evolutie van de risico's correct volgen.
Het is belangrijk om in te spelen op 3 aspecten: de premies, de dekkingen en de diensten. Het is zo dat de SPGE zijn onderhandelingen voert: "Wanneer we onze behoeften moeten afstemmen, is dat altijd met betrekking tot deze 3 elementen. Het doel is niet noodzakelijk om een betere prijs vast te leggen - met het risico van niet de beste financiële voorwaarden te verkrijgen - maar wel een evenwicht te bereiken. De procedure helpt ons om voor een bepaald prijsniveau de beste dekkingen en diensten te bepalen", licht de Verantwoordelijke Verzekeringen toe. Met de andere procedures is het immers niet mogelijk om een dergelijk resultaat te bereiken.
De voordelen van de mededingingsprocedure met onderhandeling
Het is belangrijk om erop te wijzen dat de mededingingsprocedure met onderhandeling in twee fasen verloopt, dat is al een voordeel op zich. De eerste fase bestaat er immers in de kandidaten te selecteren op basis van kwalitatieve selectiecriteria. De tweede fase daarentegen bestaat erin de offertes van de geselecteerde kandidaten te ontvangen en deze offertes te analyseren op het vlak van de regelmatigheid. De regelmatig aangegeven offertes zullen daarna worden beoordeeld op basis van de gunningscriteria die in het bestek zijn vastgelegd.
De onderhandelingen vinden plaats vanaf de ontvangst van de eerste offertes tot de BAFO (Best and final offer). Toch kan niet over alles worden onderhandeld. Over de gunningscriteria en de minimumvereisten die in het bestek zijn vastgelegd, kan immers niet worden onderhandeld. Bovendien bieden we in de SPGE de inschrijvers de mogelijkheid om hun eerste offerte om beurten te komen voorstellen.
"Bij de uitleg van de offertes kunnen we zeggen of dit element niet goed werd ondersteund door een inschrijver. Bij de bespreking hebben we de gelegenheid om meer details te vragen over een dienst of een dekking. Dat zal ons vervolgens helpen om de offertes beter te vergelijken." licht de SPGE toe. In een schriftelijk verslag wordt altijd het doel en de evolutie van de besprekingen uiteengezet, dit is op tegenspraak gewezen en wordt bewaard in het administratief dossier van de opdracht.
"De elementen waarover onderhandeld wordt, moeten duidelijk, precies en ondubbelzinnig zijn tussen de inschrijvers en de aanbestedende overheid want het zijn meestal die elementen die bij de analyse van de offertes het verschil zullen maken.", voegen de verantwoordelijken eraan toe.
Naast deze procedure-aspecten streeft deze vennootschap ernaar dat de twee partijen het beste van zichzelf kunnen geven: "Onderhandelen betekent dat wij van onze kant bereid zijn om bijkomende informatie te geven, volledig transparant te handelen en de vragen te beantwoorden, uiteraard met behoud van de vertrouwelijkheid van de elementen van de offertes.".
"Tijdens de onderhandelingen trachten we het beste evenwicht te vinden tussen het principe van gelijkheid van behandeling en de vertrouwelijkheid die aan elke offerte is verbonden." voegt de SPGE eraan toe.
Concrete ervaringen
De SPGE is bijzonder waakzaam, ze legt zichzelf op verschillende niveaus strikte gedragsregels op. Met het oog op billijkheid en onpartijdigheid tussen de kandidaten/inschrijvers verlopen de onderhandelingen in aanwezigheid van verschillende vertegenwoordigers van de openbare maatschappij, nooit met slechts één gesprekspartner. Soms is ook een advocatenkantoor aanwezig bij de voorstellingen en onderhandelingen over de offertes, en de consultant of makelaar die de SPGE begeleidt.
De personen rond de tafel hebben allemaal verschillende en complementaire competenties, en hebben zich vóór de presentatie- en onderhandelingssessies voorbereid. Vooraf worden interne vergaderingen georganiseerd, met de verantwoordelijke Verzekeringen, de verantwoordelijke Overheidsopdrachten en de verantwoordelijke Strategie. De SPGE waakt erover dat ze binnen een kader blijft om de kwaliteiten en de kenmerken van de verschillende offertes van de inschrijvers te beoordelen.
"Het gaat er niet om de knowhow van een kandidaat openbaar te maken en hiervan een onderhandelingsbasis te maken om bij de anderen een dienst of een dekking te verkrijgen die eigen is aan een inschrijver."
Er worden bepaalde administratieve stappen opgelegd om de naleving van de procedure te versterken: "De uitnodigingen om een onderhandelde offerte in te dienen, alsook het deponeren ervan, vinden plaats via het platform e-procurement, wat een bijkomende waarborg is voor transparantie voor de inschrijvers, waarbij dit proces wordt nageleefd tot de indiening van de BAFO.".
Een dergelijke procedure vraagt een grote investering qua tijd, energie en personeel. Voor een entiteit als de SPGE met haar aankoopcentrale, gaat de retroplanning 12 maanden terug, rekening houdend met de noodzaak om diverse competenties intern en extern samen te brengen. Maar het kwaliteitsniveau dat tot uiting komt, maakt de geleverde inspanningen meer dan rendabel: "Als we deze procedure toepassen, is dat om de grondslagen van de samenwerking vast te leggen en te bouwen aan de toekomst! Uit principe houdt de keuze voor deze procedure in dat we tijd spenderen aan de besprekingen en de uitwisselingen met de inschrijvers. Achteraf nemen we ook de tijd om uit te leggen wat niet goed werkte in de offerte aan degenen die werden geweigerd en deze feedback willen ontvangen.", leggen ze uit.
Best practices
- Vermijden om een copy-paste te doen van de bestaande contracten die misschien niet meer overeenstemmen met de huidige behoeften maar met de situatie van 4 jaar geleden.
- Zorgen voor gunningscriteria die de verwachtingen van de aanbestedende overheid goed weergeven, zorgen voor een coherente weging en uitleg geven over de methodologie voor de beoordeling van de offertes.
- Van bij het begin van het project werken met een consultant of makelaar, rekening houdend met het specifieke karakter van elk contract. Deze samenwerking is op verschillende vlakken voordelig: de overeenstemming tussen de activiteiten en de verzekeringsbehoeften analyseren, het bestek updaten of bijwerken, rekening houdend met de nieuwe verzekeringsmogelijkheden die de sector biedt, openstaan voor andere spelers die minder vertrouwd zijn met de procedures van overheidsopdrachten, …
- Zichzelf veel striktheid opleggen, onder andere door toe te zien op de principes inzake transparantie, gelijkheid van behandeling en niet-discriminatie tussen alle kandidaten/inschrijvers, alsook de naleving van de vertrouwelijkheid van de ontvangen offertes en de knowhow van de economische operatoren.
- Zorgen voor duidelijke en frequente communicatie en het kader van de onderhandelingen uitleggen. Dat is bijvoorbeeld bedoeld om de inschrijver die een vraag stelt eraan te herinneren dat het antwoord zal worden meegedeeld aan alle economische operatoren die zijn uitgenodigd om een offerte in te dienen.
- Het kader van de onderhandelingen wordt ook vastgelegd door de minimumvereisten die in het bestek zijn bepaald en waarover in geen geval kan worden onderhandeld, net als de gunningscriteria en de weging ervan.
- Een zeer nauwkeurige retroplanning van de procedure opstellen met vermelding van de termijnen die de wetgeving inzake overheidsopdrachten oplegt, maar ook de termijnen voor het nemen van beslissingen eigen aan de aanbestedende overheid en deze aan de inschrijvers bezorgen. Het is een hulpmiddel voor het goede verloop van de procedure, het leidt de onderhandelingen in goede banen en het vermijdt vroegtijdige aanmaningen.
Wat is een geslaagde samenwerking? Volgens de getuigenis van de SPGE is het van groot belang om een goed menselijk contact op te bouwen. In moeilijke situaties moet men rond de tafel kunnen gaan zitten om een oplossing te vinden die voor alle partijen geschikt is, op basis van solide fundamenten.